De Vlaamse Waterweg

Van elektronische melding naar vaarvergunning

 
Doorgaans is het verkrijgen van een vaarvergunning bij De Vlaamse Waterweg kinderspel, maar soms blijkt de realiteit complexer.
Een goeie elektronische reismelding doet wonderen. Daarbij is het nuttig te begrijpen hoe de vaarvergunning die je nodig hebt, wordt opgemaakt.

🌐  English français Deutsch

Lees meer...

Opmaak van een vaarvergunning: Hoe gaan we te werk?

Een vaarvergunning wordt opgemaakt voor een exact traject. Daarom worden de gegevens die we over je reis ontvangen, losgelaten op de reisplanner van EuRIS.
Samen met de opgegeven locaties en vertrek- of aankomsttijden uit je reismelding, wordt rekening gehouden met alle actuele afmetingen van je schip of konvooi, met de maximaal toegelaten afmetingen van alle sluizen, bruggen en vaarwegen op het netwerk, maar ook met bedieningstijden van kunstwerken en mogelijke NtS-berichten die van kracht zijn. Indien meer dan één traject voor je reis berekend kan worden, gaan we uit van het traject dat het snelst kan afgelegd worden. Deze voorspelling is niet feilloos, maar doorgaans wel logisch.

Het traject dat zo wordt ingeschat, vormt de basis van je vaarvergunning. Hierop baseren we ons om te berekenen welke vaarrechten worden aangerekend, en wordt een voorspelling van je passages langs kunstwerken gedaan. Hierdoor kan de planning aan sluizen of bruggen zo vlot mogelijk verlopen.
Ook voor de veiligheid (passagiers en/of bemanningsleden aan boord, gevaarlijke lading,...) is het noodzakelijk steeds de juiste en volledige informatie over je reis aan te leveren. Hierop geldt voor alle beroepsvaart in Vlaanderen een wettelijke verplichting[1], ook bij leegvaart en trajecten zonder sluispassage.

Voor alle reismeldingen die De Vlaamse Waterweg ontvangt, wordt een bevestiging per e-mail verzonden. Sinds mei 2025 doen we dit ook wanneer niet automatisch een vaarvergunning kan afgeleverd worden. Ontving je helemaal géén bevestiging? Dan liep er iets grondig mis bij keuze eerste meldpunt, routebepaling, gemelde reisperiode of met je e-mail/contactgegevens. Overloop zorgvuldig alle tips hieronder, en probeer je reis opnieuw aan te melden.

Lees meer...

8 Tips voor een geslaagde reismelding

1 Trajectbepaling enkel volgens toegelaten afmetingen
Controleer of de afmetingen van je vaartuig of konvooi zijn toegelaten op elk onderdeel van je geplande traject. Bij het inschatten van je vaarroute wordt strikt rekening gehouden met alle toegelaten afmetingen op het netwerk. Om je mogelijkheden te kennen: Controleer de kaart met alle vaarwegen en hun CEMT-klasse, de lijst met afmetingen van alle sluizen en bruggen, of test zelf hoe jouw reis & route berekend kunnen worden met de EuRIS reisplanner.
2 Routepunten toevoegen
Een gouden regel: Hoe preciezer je aangeeft waarlangs je reis zal verlopen, hoe groter de kans dat jouw traject en onze berekening ervan zullen gelijk lopen. Voeg dus steeds enkele routepunten (sluizen, bruggen,...) toe aan je reismelding.
⚠️ Wanneer vertrek en bestemming van een reis hetzelfde zijn (bv: sommige passagiersreizen, dienstvaartuigen) is het toevoegen van routepunten verplicht.
3 Routepunten op volgorde
Orden je opgegeven routepunten volgens chronologische passage binnen je reis. Een onlogische volgorde heeft een negatieve invloed op de berekening van je route én van je vaarrechten.
4 Timing vertrek & aankomst
Probeer bij het opstellen van je reismelding het tijdstip van vertrek (ETD) en vermoedelijke aankomst (ETA) realistisch in te schatten. Een ETD of ETA die sterk afwijkt van je werkelijke reisperiode, brengt een goede planning in gevaar.
5 Routepunten in/uit Vlaanderen
Loopt een deel van je traject in Wallonië, Frankrijk of Nederland? Met behulp van beschikbare data over het Europese vaarwegnetwerk proberen we in te schatten langs welke weg je Vlaanderen in of uit zal varen. Dit is essentiële informatie om je traject binnen Vlaanderen correct te kunnen berekenen. Een routepunt in de buurt van de door jou gebruikte grensovergang met Nederland, Frankrijk of Wallonië is daarom bijzonder nuttig.
6 Het juiste "eerste meldpunt"
Je meldsoftware wil weten naar welk eerste meldpunt je je reismelding stuurt, en vult hier vaak zelf de meest logische keuze in. Vertrekpunt uit traject en je huidige (AIS) locatie bij het aanmelden zijn hier van tel.
  • Maak je je reismelding vanuit Vlaanderen? Kies altijd meldpunt Vlaanderen, Brussel en Westerschelde (ERIBA).
  • Reis je vanuit Nederland naar Vlaanderen (of er doorheen)?
    1. Meld je reis op het moment van vertrek, of alleszins ruim voor je de Belgische grens bereikt, ook wanneer je in Nederland niet meldplichtig bent.
    2. Rijkswaterstaat/IVS-NEXT bezorgt je reismelding automatisch aan eRIBA wanneer je AIS-signaal een specifieke locatie voorbij vaart. Deze AIS-locaties (één voor elke invalsweg) liggen op Nederlands grondgebied, enkele kilometers verwijderd van de Belgische grens, om een tijdige aanmelding mogelijk te maken.
    ⚠️ Ben je te laat, en meld je pas vanuit België, of vlakbij de grens? Dan moet je in je reismelding het Eerste Meldpunt handmatig overschrijven, en wijzigen in "Vlaanderen, Brussel en Westerschelde (ERIBA)". Enkel zo kan je reismelding in Vlaanderen worden ontvangen.
  • Betreed je Vlaanderen vanuit Frankrijk of Wallonië? Dan kies je als eerste meldpunt Vlaanderen, Brussel en Westerschelde (ERIBA), en verstuur je je reismelding wanneer je het Vlaamse grondgebied nadert (± 2u voor grenspassage).
7 Reismeldsoftware bevestigt 'Aangemeld'
Een succesvolle aanmelding bij het eerste meldpunt is een belangrijke eerste horde. BICS en Riverguide tonen hieromtrent een kleine bevestiging.
8 Exacte scheepsdata in marifoon, AIS-transponder en reismeldsoftware
Bij al je verplaatsingen op het netwerk van De Vlaamse Waterweg leggen we informatie uit je elektronische reismelding bovenop signalen uit AIS en VHF-communicatie. Het is van groot belang dat de basisgegevens hieruit (rompnaam, ENI-nummer, callsign, MMSI, ATIS) op de plekken waar ze van toepassing zijn, exact en gelijkvormig zijn. Wees dus zeer nauwkeurig bij het invoeren van deze informatie in je marifoon, AIS-transponder en reismeldsoftware. Kleine typfouten of onzorgvuldigheden maken een correcte reisopvolging soms onmogelijk.
ℹ️ Lees meer over de wettelijke verplichtingen omtrent AIS en marifoon in het Algemeen Politiereglement voor de Scheepvaart op de Binnenwateren (pdf).
💡 Voorschriften voor installatie en ingebruikname van AIS/VHF-apparatuur verschillen naargelang de regelgevende instantie: BIPT in België, RDI in Nederland, ANFR in Frankrijk,… Bij de fabrikant of leverancier van je transponder, marifoon en/of ECDIS-apparatuur kan je ten rade gaan voor ondersteuning bij een correcte (her-)installatie.
Lees meer...
Goed om weten
  • Heb je een reismelding verstuurd, maar geen vaarvergunning ontvangen? Dat kan gebeuren: zowel mensen als computerprogramma's maken wel eens fouten. Kijk altijd eerst je eigen doorgezonden reismelding zorgvuldig na, met bovenstaande tips in het achterhoofd.
  • Vaar je met een containerschip met verschillende containertrajecten? Dan kan je reismelding nog niet volledig automatisch verwerkt worden. We werken aan een oplossing hiervoor.
  • In BICS kan je je actieve, reeds aangemelde reis nog wijzigen en aanvullen. Verbeter en/of vervolledig de gegevens uit je reismelding, wees aandachtig voor het geselecteerde 'eerste meldpunt' en kies Opslaan en Aanmelden. Ook wanneer je reisplannen onderweg zouden wijzigen, kan je dit in BICS op deze manier aan ons kenbaar maken. In Riverguide is dit momenteel nog niet mogelijk.
  • Leg je een eerder gemeld traject opnieuw af? Maak steeds een nieuwe reismelding. Wijzig in geen geval een oude melding, met als doel deze opnieuw te (her)aanmelden. 
    💡Om te vermijden dat je steeds dezelfde gegevens moet invoeren, bieden de meeste reismeldingsapplicaties de optie om een eerdere reismelding te kopiëren, of vaste trajecten te bewaren.
  • Bezorg ons dezelfde reismelding niet via verschillende apps/programma's (bijvoorbeeld: zowel via BICS als Riverguide). Dubbele reismeldingen staan een vlotte en correcte verwerking in de weg.
  • Kies in je reismelding als vertrek- of aankomstlocatie bij De Vlaamse Waterweg steeds een terminal of ligplaats. Bruggen en sluizen kunnen enkel als tussenpunt worden opgegeven om duidelijk te maken langs waar je traject loopt.
  • Een vaarvergunning kan enkel worden opgemaakt indien de afmetingen van je reis passen binnen de maximaal toegelaten afmetingen op je traject.
    Heb je een uitzonderlijk transport voor de boeg waarover je inlichtingen wil inwinnen met betrekking tot de vaarvergunning? Neem dan vooraf contact op met de RIS-dienst van De Vlaamse Waterweg.
  • Lukt het toch niet om een je reismelding automatisch tot een vaarvergunning te laten leiden? Meld dit via marifoon, of contacteer het RIS. Indien je van De Vlaamse Waterweg al een reisnummer hebt ontvangen: hou dit bij de hand voor een vlotte communicatie.
  • Om je je vaarvergunning te kunnen bezorgen, hebben we een correct e-mailadres nodig. Neem contact op met scheepvaartrechten@vlaamsewaterweg.be wanneer het contact-e-mailadres voor een romp is gewijzigd, of je eraan twijfelt dat de juiste contactgegevens bekend zijn bij De Vlaamse Waterweg.
    Verwacht je e-mail van ons, maar heb je niets ontvangen? Controleer altijd eerst even de spam-folder van je mailbox.

Ondervind je problemen met je reismeldsoftware zelf?

Lees meer...

Tot slot

Alle waterwegbeheerders in Vlaanderen en Brussel werken samen via eRIBa, waardoor scheepvaartreizen die verlopen over het grondgebied van verschillende vaarwegbeheerders (Port of Antwerp-Bruges, Port of Brussels, North Sea Port, Port Oostende en De Vlaamse Waterweg) aan elkaar gemeld worden. Met deze samenwerking proberen we de administratie van schippers en verladers in te perken.
Vaarvergunningen bij De Vlaamse Waterweg en Port of Brussels worden allebei verwerkt door hetzelfde systeem, VisuRIS.

Er geldt een elektronische meldplicht voor alle beroepsvaart in Vlaanderen[1].
Ook passagiersvaartuigen zijn meldplichtig, en dienen te beschikken over een abonnement passagiervaart (maar betalen doorgaans geen verdere vaarrechten).
Pleziervaart hoeft (en kan) niet elektronisch te melden in Vlaanderen. Een waterwegenvergunning is wel nodig. Pleziervaarders die een traject langs meerdere sluizen afleggen, kunnen dit melden bij passage aan de eerste sluis.

Veel succes!

Lees meer...

Voetnoten

[1] De wettelijke elektronische meldplicht voor beroepsvaart geldt voor alle vaartuigen, met uitzondering van pleziervaartuigen, openbaar personen vervoer, de veren over de gemeenschappelijke Maas en zeeschepen.

Lees meer...